Programa Contable PAC - Provedatos

Motivaciones y Justificación
A partir de enero del año 2015 las instituciones que son Contribuyentes Especiales designados por el SRI tienen la obligación de utilizar la facturación electrónica[1], motivo que animó a la Comisión de Economía a adquirir un software contable que cumpla los nuevos requerimientos legales y además actualice y dinamice la contabilidad y la presentación de información económica a través de una plataforma web.
La empresa Provedatos es una de las primeras empresas de desarrollo de software en el Ecuador, lleva 31 años, ofrece soluciones ERP Software de gestión empresarial que incluye facturación electrónica. Tiene varias certificaciones y reconocimientos así como importantes de clientes.



Características del sistema PAC:
  • PAC +200 Clientes
  • Primer ERP ecuatoriano en ambiente web
  • Versión Enterprise & Pymes
  • Nativo para legislación ecuatoriana
  • Sistema maduro
Características de Ebilling:
  • Servicio de facturación electrónica
  • Infraestructura de alta disponibilidad, respaldos y disasterrecovery
  • Tramitología
  • Líder en el mercado
  • Integración natural con Nuestros ERP
Por los motivos expuestos lo aprobó la Comisión de Economía en el mes de enero del presente año, el 18 de febrero se firmaron tres contratos:
  1. Licenciamiento del Sistema PAC
  2. Servicios de Configuración, Capacitación y Migración de datos del sistema PAC
  3. Facturación Electrónica E-billing
A partir de marzo se ha desarrollado un cronograma detallado en ocho etapas de las cuales se han mantenido reuniones al menos dos veces a la semana con el ecónomo y la contable, además se realizó en el mes de abril una reunión con todos los contadores en Quito, una reunión virtual y varias reuniones de parametrización y capacitación que se extendieron por dos meses cada quince días. Posteriormente se continuó con talleres en cada institución para implementar el sistema durante un mes, la salida en vivo de prueba por un mes y dos meses más en los que se han venido realizando los cambios y adaptaciones necesarias. En dos de las reuniones ha acompañado el Custodio con ejecutivos de la empresa para conocer el desarrollo y determinar límites necesarios.

Temas tratados en las reuniones.
Inicialmente fueron acercamientos a conocer el sistema y la correspondiente contratación, con los alcances y especificaciones del mismo. Posteriormente se trató sobre la preparación de recursos, instalación del sistema, la siguiente fase es la puesta en marcha del sistema con definición de sucursales, perfiles y usuarios, el levantamiento y análisis de la información de parte de Provedatos para que conozca a la Orden sus procesos, ya se terminó la fase de diseño y parametrización siguió la capacitación y configuración del sistema, ahora estamos ya en la salida en vivo.

La planeación: cómo la han hecho.
La decisión de compra del sistema partió de la Comisión de Economía de la Custodia. Los procesos y tiempos con la empresa Provedatos se basan en esquemas predeterminados de trabajo y tiempos establecidos que contemplan ocho fases: preparación, arranque y planificación, levantamiento y análisis, diseño y parametrizaciòn, capacitación y configuración, migración de datos y talleres, salida en vivo, acompañamiento y afinamiento.

Inquietudes
El valor total del proyecto para el año llega a 58.539 más IVA.
El mantenimiento anual es de 16.241 más IVA.
Está pendiente el interface para el dispensario por 26.400 más IVAque se podría contratar el siguiente año.
Inquieta el largo tiempo de preparación ha tomado hasta el presente mes de noviembre y todavía está pendiente el Anexo transaccional que agrupa todas las transacciones para informar al SRI.

Propuestas para seguir avanzando
Las siguientes etapas a futuro son las actividades en marcha así como definir los Anexos a presentar al SRI y el interface para el dispensario.
A futuro es conveniente bajar los valores de mantenimiento anual estableciendo con Provedatos un contrato razonable y además negociar el hospedaje de documentos electrónicos generados.
 
[1]Resolución NAC-DGERCGC13-00236, Registro Oficial 956 de 17 de Mayo de 2013

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